¿Cómo deben distinguirse las facultades de firma individual, conjunta, limitada y basada en un poder?

En lenguaje claro

Imagine una caja fuerte. Si una llave la abre, la facultad es individual. Si deben utilizarse dos llaves a la vez, es conjunta. Si una llave abre solo un cajón, es limitada. Si alguien le ha prestado la llave para un fin y un periodo concretos, el acuerdo se parece a un poder.

Por qué importa

La expresión «firmante autorizado» no indica por sí sola qué operación puede firmarse, por qué importe, en qué fecha ni con cuántas firmas.

No confundir

• La forma de firma y el alcance de la autoridad son preguntas distintas.
• Poder firmar en solitario no significa tener autoridad ilimitada.
• Un poder no autoriza al apoderado a realizar cualquier operación imaginable.

Qué hacer

1. Registre explícitamente la organización afectada y la fuente de la autoridad.
2. Guarde en campos separados la forma de firma, el alcance, el importe, la duración y el territorio.
3. Para la autoridad conjunta, exprese la combinación exigida de forma verificable por máquinas.
4. Compruebe por separado que el poderdante poseía la autoridad pertinente y podía delegarla.
5. Controle la caducidad, la revocación y cualquier estado registral aplicable.

Cómo auditarlo

• ¿Está la operación dentro del alcance indicado?
• ¿Está completa la combinación de firmas requerida?
• ¿Era válida la autoridad en la fecha de la operación?
• ¿Se verificaron la cadena de delegación y el derecho a delegar?
• ¿Se evaluaron los requisitos registrales o los efectos frente a terceros?