¿Cómo deben relacionarse las pruebas procedentes de un registro mercantil, una decisión del órgano de gobierno, una declaración de firma, un poder y una autorización del sistema?

En lenguaje claro

La tarjeta de acceso de una persona puede abrir la puerta de un edificio. Eso no demuestra que pueda vender el edificio. La tarjeta demuestra acceso técnico; una decisión oficial o un poder demuestran otro tipo de autoridad.

Por qué importa

Surgen errores graves cuando el acceso técnico se trata como autoridad jurídica, una muestra de firma como autoridad vigente o una decisión antigua del órgano de gobierno como prueba de la situación registral actual.

No confundir

• La autenticidad de un documento y su suficiencia para una afirmación concreta son preguntas distintas.
• El permiso técnico no es autoridad jurídica.
• Una muestra de firma por sí sola no demuestra autoridad para el alcance de una operación.
• El efecto de una inscripción, una decisión o un poder varía según el contexto jurídico.

Qué hacer

1. Escriba la proposición exacta que debe demostrarse y la fecha relevante de la operación.
2. Identifique qué pregunta puede responder cada prueba.
3. Verifique la autoridad emisora, la versión y la vigencia de cada documento.
4. Si los registros entran en conflicto, encargue a un profesional cualificado evaluar la actualidad y los efectos jurídicos.
5. Mantenga separados los registros de acceso técnico y los de autoridad jurídica.

Cómo auditarlo

• ¿Se refiere el documento a la persona y la organización correctas?
• ¿Era válido en la fecha de la operación?
• ¿Respalda el tipo y el valor de la operación de que se trata?
• ¿Existe una revocación o una decisión más reciente?
• ¿Ha concedido el sistema técnico un acceso más amplio que la autoridad documentada?