¿Cuál es la diferencia entre fundador, propietario, directivo, empleado, representante legal y firmante autorizado?

En lenguaje claro

Piense en un teatro. Quien lo puso en marcha puede ser el fundador. Otra persona puede ser dueña del edificio, una tercera dirigir la empresa, los intérpretes ser empleados, un representante negociar contratos y un firmante autorizado suscribirlos. Una persona puede realizar varios de estos trabajos, pero no significan lo mismo.

Por qué importa

Confundir las funciones crea una autoridad equivocada, una rendición de cuentas errónea y una representación incorrecta. La etiqueta «fundador» no concede por sí sola el derecho actual a firmar un contrato por la empresa.

No confundir

• La propiedad es un interés económico o jurídico; la gestión es una función con deberes y facultades definidos.
• Ser empleado no confiere autoridad para representar a la organización.
• La facultad legal de representación y la facultad de firmar un documento concreto pueden diferir en alcance y fundamento probatorio.

Qué hacer

1. Gestione cada función como un registro separado con fechas de inicio y fin.
2. Vincule la función con la decisión, el contrato, la inscripción registral o el poder en que se fundamenta.
3. Guarde la función y el alcance de la autoridad en campos distintos.
4. Cuando una persona se marche, revise por separado todas las facultades vinculadas a ella.
5. Distinga la función actual de las históricas en los registros web y legibles por máquinas.

Cómo auditarlo

• ¿Está claro qué función desempeñó la persona y en qué fechas?
• ¿Se identifican el fundamento de la función y el órgano que la autorizó?
• ¿Se trató automáticamente a un propietario o fundador como firmante autorizado?
• ¿Sigue presentándose como vigente una función que ya terminó?
• ¿Se dedujeron varias facultades de una sola etiqueta de función?