Как согласовать запрос на удаление решения или данных с требованиями…

Прямой ответ

Сначала разделите запрос по отдельным объектам: исходные данные, содержание решения, запись события, запись аудита, резервная копия, влияние на модель и копия у третьей стороны. Для каждого объекта отдельно решите, следует ли его удалить, уничтожить, обезличить, ограничить или хранить определённый срок. Хранение продолжается только ради конкретной правовой, защитной или контрольной цели, в минимально необходимом объёме и с ограниченным доступом. У правового запрета на удаление должны быть ответственный, причина, охват и дата пересмотра. Квитанция об удалении содержит минимальные доказательства операции, а не скрытую копию удалённого содержания.

Простыми словами

Уничтожив письмо, можно сохранить короткую квитанцию о том, что оно надлежащим образом уничтожено в определённую дату. Но квитанция не должна тайно повторять всё письмо.

Почему это важно

Удаление всего может уничтожить доказательства для аудита или восстановления прав. Хранение всего «ради аудита» лишает запрос на забвение смысла. Разделение объектов и целей удерживает систему от обеих крайностей.

Не путать

Удаление прекращает доступ и обычное использование; технический способ зависит от ситуации.
Уничтожение стремится обеспечить более высокую уверенность в невозможности восстановления.
Обезличивание должно не позволять разумными средствами заново установить личность.
Правовой запрет на удаление — временное и проверяемое ограничение хранения ради конкретной юридической необходимости.
Квитанция аудита доказывает операцию; она не является полной резервной копией удалённого содержания.

Что делать

Разделите запрос на объекты данных, решения, журналов, резервных копий, влияния модели и сторонних копий.
Для каждого объекта определите владельца, цель, основание, срок хранения и подходящее действие.
Удалите или уничтожьте ненужное; минимизируйте содержание и доступ любой сохраняемой записи.
Для правового запрета зафиксируйте уполномоченного владельца, охват, причину, начало, окончание и периодический пересмотр.
Передайте запрос получателям, нижестоящим системам, процессам резервного копирования и, где уместно, на проверку модели.
В квитанции оставьте идентификатор объекта, метод, охват, время, результат и сохраняющееся исключение.
Проверьте, что ограниченные записи нельзя повторно использовать, а истёкшие запреты действительно снимаются.

Как проверить

Разложен ли запрос на все объекты данных и решений?
Есть ли у каждого сохраняемого поля конкретная цель, основание и срок?
Не сохранена ли полная копия удалённого содержания под предлогом аудита?
Узок, уполномочен, датирован и регулярно пересматривается ли правовой запрет?
Учтены ли нижестоящие системы, резервные копии, экспорты и третьи стороны?
Не спутано ли удаление хранимых данных с устранением влияния на модель?
Объяснены ли заявителю квитанция, исключение и оставшаяся неопределённость?

Ограничение

Обязанности по удалению, хранению, обезличиванию, правовому запрету и уведомлению различаются по юрисдикциям и целям. Не каждый запрос требует уничтожить каждую запись, но никакая цель аудита не оправдывает бессрочное хранение. Нужна проверка специалиста по праву и защите данных.